Diensten

Traject hulpverlening

Dit is het hart van het product, en de reden dat de meeste organisaties hier terechtkomen: weten wie er is, wanneer, en wat er gebeurt als iemand uitvalt.

Hoe een dienst ontstaat

Een dienst heeft een titel, een plaats, een begin en een einde, en twee getallen die er meer toe doen dan de rest: hoeveel mensen er minimaal nodig zijn en hoeveel maximaal. Het minimum is wat de bezettingsmelding in gang zet; zonder dat blijft een onbezette dienst stilzwijgend onbezet.

Het type onderscheidt de gewone dienst van bereikbaarheid. Dat is geen etiketje: wie bereikbaar is geldt niet als bezet, en kan dus in dezelfde uren op een echte dienst staan; bereikbaarheidsuren tellen niet mee voor de weeklimiet. Wie 48 uur bereikbaar is overschrijdt niets.

Indelen, of je laten vinden

Er zijn drie manieren om een dienst te vullen, en ze bestaan naast elkaar.

Met de hand: je kiest mensen en deelt ze in. De vrijwilliger krijgt het voorstel en antwoordt: aannemen, afwijzen, of niet reageren — en niet reageren is ook informatie, want je ziet het.

Met de automatische planner: je geeft een periode op en laat hem rekenen. De planner kijkt naar doorgegeven beschikbaarheid, botsingen met andere diensten, de urenlimiet en de kwalificaties, en stelt een bezetting voor. Stelt voor: hij deelt niets zelf in. Jij ziet de lijst en beslist.

Met "ik meld me": onbezette diensten verschijnen in de app van de vrijwilligers, en wie wil meldt zich. Jij accepteert of niet. In grote organisaties werkt dit het beste, want het draait de moeite om: in plaats van tien mensen te bellen, laat je er drie komen.

Als iemand toch niet kan

De ruil vraag je aan vanaf je eigen pagina en die belandt op een prikbord: de anderen zien hem en iemand neemt hem over. Niemand blijft onbezet omdat een bericht in een chat verdween.

Bezetting, voordat het te laat is

Het vak bovenaan het dashboard telt niet de gaten van vandaag: het kijkt naar de komende zeven dagen en zegt hoeveel plekken ontbreken en hoeveel mensen nog geen beschikbaarheid hebben doorgegeven. Het is zo geschreven dat je nú handelt, want een uitnodiging van vandaag is meer waard dan een telefoontje morgenochtend.

Waar te beginnen

Open drie of vier diensten voor volgende week, laat het minimum op twee personen staan, en kijk wat het dashboard zegt. Probeer daarna de planner: je weet binnen een minuut of de opgehaalde beschikbaarheid genoeg is.